Cómo incorporar el sistema GTD a tu rutina diaria

como incorporar el sistema GTD

¿Eres de los que tienen interminables listas de deseos y pendientes que no hacen más que estresarte?

Entonces tengo algo que decirte: el 41% de las listas de tareas jamás se completan, según un estudio de Kevin Kruse.

En esas listas de tareas hay de todo, menos tareas o acciones.

¿Eres de los que anotan sus tareas en una agenda o en distintas aplicaciones?

Seguro que por el camino pierdes notas, y tienes que ir de un lado para otro buscando lo que habías apuntado en alguna página de la agenda.

Y de saber qué libros quieres leer, qué viajes quieres realizar, o qué restaurantes te gustaría visitar, ya ni hablamos.

Tener controlado todo eso es ciencia ficción.

Al leer esto puede que te preguntes para qué quieres saberlo, si a ti solo te preocupa organizar tu trabajo o tu negocio.

Te empeñas en separar vida personal y profesional, pero no te das cuenta de que todo sucede al mismo tiempo en ti. Cada mañana te dices: “Venga, hoy sí voy a llegar a todo”.

Vaya presión gratuita.

¿Alguna vez has reflexionado sobre las acciones y proyectos en los que tu atención no va a estar esta semana?

Lo que no haces determina lo que haces. Tim Ferris

Pero tu mayor problema es que te cuesta dormir plácidamente por la noche, o disfrutar de tus momentos con la familia o los amigos.

Tu mente es un hervidero de recordatorios, ideas, dudas, incertidumbre, preocupaciones… Estás en el trabajo y te acuerdas de que tu nevera está pelada o de que tenías que haber pedido cita en dentista.

Estás en casa y te acuerdas de que te ha quedado pendiente enviar un documento urgente a un compañero, o un presupuesto a un cliente con el que ya llevas más de una semana de retraso.

Has tocado fondo.

Claramente estás desorganizado, estresado porque quieres llegar a todo y sientes que no llegas a nada.

No sé si te habrá pasado.

Alguna de las personas con las que he trabajado ha llegado hasta el punto de olvidar que tenía al hijo en el coche y se ha ido camino del trabajo en vez de ir hacia el colegio.

Parece una locura, pero no exagero. A todos, o casi todos, nos ha pasado algo similar.

No estamos en nuestro momento.

Estamos ausentes de mente.

Has oído hablar de que la solución para mejorar tu productividad y dejar atrás el estrés es el sistema GTD. Y hasta puede que te hayas leído los libros de David Allen, su creador.

¡Genial! Has dado un gran paso.

Ahora, en vez de poner atención a tus hábitos, todo tu foco y energía se encamina en encontrar la herramienta o el cómo aplicar ese método del que mucha gente cuenta maravillas. Alguno hasta cuenta que le ha cambiado la vida.

Empiezas con lo que más a mano tienes: papel y bolígrafo.

Todo tu esfuerzo se centra en poner en orden las listas, no liarte con las bandejas de entrada y saber cómo formular correctamente los proyectos.

En el artículo de hoy quiero darte las claves esenciales sobre cómo incorporar el sistema GTD a tu rutina diaria para que implantarlo sea más fácil y rápido.

 

4 consejos para empezar con el sistema GTD

 

Antes de correr recuerda que es recomendable gatear

Algunas personas, tras leer sobre GTD, rápidamente quieren ponerse manos a la obra. Y dejan de lado algo fundamental: entender bien los conceptos y el flujo de trabajo.

Por eso te recomiendo que primero dediques unas semanas a clarificar los conceptos, aprender a distinguir entre acción y proyecto y experimentar el flujo de trabajo.

Para mí una de las mejores aportaciones del método GTD es el flujo de trabajo que debes seguir teniendo en cuenta nuestro funcionamiento neurológico y biológico.

Hay tres grandes momentos:

  1. Vaciar tu mente y anotar fuera de ella todo lo que llega a ella.
  2. Procesar los elementos que has vaciado de tu mente o llegan a tus bandejas de entrada. Es momento de reflexión, pensar y tomar decisiones.
  3. Estar en modo acción. Seleccionar y hacer las tareas que más contribuyen a tus objetivos clave.

Practica estos momentos durante cuatro semanas para coger el hábito de separar el pensamiento y la decisión del momento de hacer. Entrena tu habilidad de reflexión y toma de decisiones.

Cada anotación que tienes en tu bandeja de entrada tiene que pasar por el filtro de la pregunta: ¿Qué significa esto específicamente para mí?

 

Practica el noble arte de decir no

Esto suele costar horrores porque te gusta decir que sí a todo para no perderte ninguna oportunidad o para quedar bien. Pero está claro que no es posible llegar a todo lo que quieres. Es una manera de generarte estrés y tensión.

Haz listas de acciones y proyectos que no vas a hacer en la semana.

Para ello te recomiendo que primero que tengas clara tu semana. ¿Qué va a suceder en ella? ¿Reuniones previstas, viajes, traslados…?

Sé consciente del tiempo de que dispones para estar en modo acción.

[Tweet «Saber decir no es fundamental para ser productivo y vivir con más calma»]

 

Reflexiona sobre tus bandejas de entrada, contextos y etiquetas que vas a usar

Antes de organizarlo todo corriendo sin pensar, te sugiero parar y observar durante una semana lo siguiente:

  • Desde dónde te llegan peticiones y en qué lugares hay información que tienes que procesar y decidir qué hacer con ella. Eso son tus bandejas de entrada.
  • Date cuenta de cuáles son tus contextos. Lístalos y ponles una etiqueta.
  • Reflexiona sobre qué otro tipo de agrupación te gustaría tener para filtrar y buscar acciones o proyectos.

Resulta muy práctico y útil pensar sobre qué contextos tienes habitualmente y cuáles son las agrupaciones que puedes realizar para tus acciones.

Si antes de empezar a usar GTD reflexionas y piensas después te será más fácil implementarlo.

 

Identifica tus acciones o proyectos rutinarios

Haz una lista de cuáles son tus tareas y proyectos rutinarios: revisar cada mes las cuentas, preparar facturas, mandar informes, vaciar las fotos del móvil, mantener en orden tus carpetas y archivos en el ordenador…

Tener una lista de esas tareas rutinarias con su periodicidad te ayuda a poner foco y a tenerlas controladas en un único lugar. De forma que no tienes que pensar más en ello, salvo cuando hagas una revisión profunda de tu sistema de productividad.

 

Conclusión: no corras al incorporar el sistema GTD a tu rutina

Dedica un tiempo a preparar bien el terreno sobre el cual vas a sembrar este sistema de productividad.

No te apresures a experimentarlo sin entender los fundamentos primero y practicar determinados hábitos.

En mi caso, creo que como en el de muchos, he tardado años en ajustar mi sistema y todavía continuo.

Un libro que me ayudo muchísimo y que recomiendo siempre es Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD.

Si quieres ir rápido y acompañado al incorporar GTD a tu rutina diaria, tengo algo que te va a ayudar. Regístrate aquí abajo y te informaré del lanzamiento del curso online de GTD con FacileThings. En solo 6 días podrás poner en marcha un sistema de productividad que te garantiza control y tranquilidad.

En este artículo puedes ver un vídeo sobre la herramienta de FacileThings.

Cuéntame en comentarios como está siendo tu experiencia con este método y que herramientas usas.

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Beatriz Blasco

Beatriz Blasco

Mentora de negocios conscientes y con alma. Creadora del método Productividad Consciente. Ayudo a emprendedores y profesionales a elevar su productividad y su negocio para que generen riqueza, vivan una vida con impacto y alineada con su esencia. Todo ello a través del cambio de mentalidad y la aplicación de estrategias prácticas.

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