10 expertos revelan sus secretos para ser productivo (Parte I)

Estoy muy agradecida y contenta de poder contar con 10 expertos que nos han brindado parte de su tiempo para contestar a 4 preguntas que les hice.

Lo sé, puede que sean muchas. Por eso he divido este artículo en dos.

Sin embargo, no quería dejar pasar la oportunidad de traeros toda esta información de mucho valor.

Descubre cuáles son sus secretos y aprendizajes para ser productivos.

Atención, hay dos partes. Esta es la parte número I. Su orden de aparición es el de llegada de sus respuestas.

Sigue leyendo para descubrir lo esencial para ser productivo.

David Carulla

Puedes conocer el proyecto de David aquí.

¿Qué es para ti productividad personal?

Crear un sistema fuera de la mente que te facilite la toma de decisiones en todos los aspectos de tu vida, con el objetivo de vivir el presente con atención plena y en paz.

¿Qué habilidades has necesitado incorporar y/o potenciar para desarrollar tu productividad personal?

  • Tomar más consciencia de mi nivel de energía durante el día, y usar este como criterio principal a la hora de decidir cuándo hacer las tareas complejas, las desagradables, las fáciles y las agradables.
  • Aprender a diseñar mis propios rituales, es decir, conjuntos de pequeñas tareas consecutivas que siguen siempre el mismo orden de ejecución. Eso me ayuda a hacer algunos procesos casi en modo automático. Por ejemplo, el ritual inicial para ponerme en marcha al comenzar la jornada o el ritual del final del día para irme a dormir.
  • Crear un sistema de listas de control o checklists para que mi cerebro no tenga que consumir energía en recordar qué tengo que hacer en determinados momentos del día o qué cosas me tengo que llevar a algún sitio. Por ejemplo, tengo una lista de control para todos los rituales que hago (especialmente útil cuando todavía no los tengo interiorizados) y otra para hacerme la maleta cuando tengo que viajar.
  • Un buen día desactivé todas las notificaciones de mis dispositivos electrónicos y desde entonces gestiono todas mis bandejas de entrada (redes sociales, correo electrónico, whatsApp) en parcelas de tiempo concretas. Por ejemplo, el correo electrónico lo abro entre 2 y 3 veces al día (media mañana, después de comer, tarde) durante unos 15 o 20 minutos cada vez. El resto del tiempo está cerrado, así que el reto está en vencer la ansiedad de no estar informado de todo de forma inmediata.
  • Ser capaz de eliminar el máximo de objetos posible de mi casa de modo que sólo tenga aquello que todavía me resulta útil de verdad o que el hecho de tener ese objeto me reporta emociones agradables. Para llevar esto a la práctica he tenido que desarrollar la habilidad de saber desapegarme de la emocionalidad que a veces le damos a los objetos.
  • Ser más honesto conmigo mismo y no imponerme hacer tantas cosas.

¿Qué estrategias usas para mantenerte enfocado?

Uso una nota papel que divido en dos con una línea vertical. En la parte de la izquierda escribo la tarea en curso. En la parte de la derecha escribo los pensamientos que irrumpen en mi mente de forma inmediata, ya sea una tarea por hacer o una idea.

Una vez anotados, miro la parte izquierda de la nota de nuevo, para recordar la tarea que estaba haciendo antes de la irrupción del pensamiento y sigo con ella hasta terminarla.

Cuando acabo la tarea en curso o antes de terminar el día, gestiono todos los pensamientos anotados en la parte derecha de la nota, que pueden ir a la lista de tareas o a la agenda.

A esta nota de papel le llamo post-it de la concentración.

¿Qué 3 aprendizajes has tenido en tu proceso de desarrollar tu productividad personal y te gustaría compartir con los lectores?

  • He aprendido a descartar propuestas y a saber decir que no a otras personas de forma asertiva. En este sentido la gestión emocional ha sido fundamental. En concreto, he aprendido a gestionar el sentimiento de culpabilidad (trabajando mis creencias) y el miedo a no complacer a los demás por el qué dirán.
  • He tomado consciencia de la gran importancia de descansar y alimentarme bien, para tener la energía suficiente para hacer las cosas que quiero hacer. Imprescindible ponerle mucha atención a esto.
  • Por último, uno de los aspectos de los que menos se habla pero que para mí es vital, es asegurarme cada semana de disfrutar de un tiempo de calidad, insisto de calidad, de atención plena, dedicado a mi ocio social y personal. Sin él, no puedo ser productivo después. Por lo tanto, asegúrate de bloquear tiempo para disfrutar con los tuyos y también de tener tiempo para ti.

 

Miquel Nadal

Miquel NadalPuedes encontrar a Miquel en la web de su proyecto.

¿Qué es para ti productividad personal?

Un conjunto de técnicas, herramientas y trucos para dominar tu vida y evitar ser absorbido por las inclemencias del estrés descontrolado. Más que una metodología en sí misma para lograr tus objetivos, es un indicador necesario para saber si estás tomando las riendas de tu vida o te estás dejando llevar por la inercia.

¿Qué habilidades has necesitado incorporar y/o potenciar para desarrollar tu productividad personal?

  1. Autocontrol emocional: es muy fácil abandonar el barco cuando el mar está agitado. Lo mismo sucede con la Productividad Personal. Saber gestionar a tiempo la montaña rusa emocional (un mal día, una racha complicada…) ha sido una de las habilidades más complejas de aprender -y todavía sigo en ello-.
  2. Autoestima y autoconcepto: valorar tu tiempo no es una mera decisión productiva, es un claro alegato a tu valía como ser humano. Apreciar tu vida y minimizar la culpabilidad, han sido dos acciones clave para desarrollar mi productividad personal.
  3. Ser inflexible en mi descanso: el día no empieza cuando te levantas, sino en el mismo instante en el que te acuestas. Todas las herramientas de productividad personal no tendrían sentido si no conservara cada día mis 7,5-8 horas de sueño.

¿Qué estrategias usas para mantenerte enfocado?

  1. Hallar significado: sería incapaz de mantener mi intensidad y concentración si no le encontrara sentido a lo que hago, por lo que este punto quizá sea el más importante para mí. Comprender qué es lo que estoy haciendo, para qué lo hago y para quién, son una dosis de combustible productivo que no puede faltar en mi sala de máquinas. Se puede terminar un proyecto sin encontrarle ningún sentido, pero difícilmente lograrás una gran hazaña si no sabes por qué la estás haciendo.
  2. Seguir mi ritmo ultradiano: que el cuerpo funciona por ciclos y por vaivenes energéticos ya lo sabemos, pero seguir esta técnica me ayudó muchísimo a concentrarme. Al inicio de la jornada trabajo en 2 bloques de 60-70 minutos de trabajo productivo y realizo 10-15 minutos de descanso. Después y cuando mi energía empieza a menguar, entonces mis bloques de trabajo son de 30-40 minutos, realizando 10 minutos de descanso. Enlace para más información
  3. Estirar en cada descanso: no hace falta que sea mucho rato, con unos pocos minutos puedes conseguir una extraña (pero dulce) mezcla entre relajación y activación. Estirarme me ayuda a continuar sereno en mi próxima tarea, pero a la misma vez me da un chute de energía que noto muchísimo en mi concentración.

¿Qué 3 aprendizajes has tenido en tu proceso de desarrollar tu productividad personal y te gustaría compartir con los lectores?

  1. No trabajes siempre en el mismo sitio: aunque esta elección es algo muy personal, en mi caso me ha funcionado mucho cambiar de ambiente cuando tengo que conectar con mi creatividad. Además de los aspectos más puramente contextuales, cambiando de espacio te ayuda a desenvolverte en otros medios y a observar en qué contexto rindes más.
  2. Los objetivos no se cumplen (casi) nunca: es triste reconocerlo, pero más duro es incumplir sistemáticamente tus metas. No te dejes dominar por tus objetivos, recuerda quién los escribió en tu lista. Los objetivos sólo son guías que te acompañan, en ningún momento te los tomes como dogmas de fe ni te fustigues por no haberlos alcanzado. Ejemplo: no haber ido al gimnasio en 3 semanas no es bueno ni malo, es que quizá encontraste otras actividades que te generaron más entusiasma. Cambia el objetivo, no te aferres a él.
  3. No te obsesiones midiéndolo todo: querer cambiarlo todo es el mejor ejemplo de no querer cambiar nada. Teniendo en cuenta toda la vorágine en que estamos inmersos, medir todo lo que estás haciendo es una carga adicional de trabajo. Mide sólo aquello que quieras cambiar, no tengas el control de todo. Ver cifras sin parar puede generar parálisis por análisis, por lo que enfócate en aquello en lo que tienes un plan de acción para mejorarlo.

Jordi Sanchez

Puedes encontrar a Jordi en su web.

¿Qué es para ti productividad personal?

Relación entre los resultados deseados obtenidos y el tiempo utilizado para obtenerlos.

¿Qué habilidades has necesitado incorporar y/o potenciar para desarrollar tu productividad personal?

Especialmente la revisión semanal, que me permite enfocarme mejor toda la semana.

¿Qué estrategias usas para mantenerte enfocado?

Tener un sistema de productividad con acciones siguientes (es decir, indivisibles, que pueda hacer ya mismo sin hacer nada antes), que me permite escoger de forma fácil y rápida qué es lo mejor que puedo hacer en cada momento.

¿Qué 3 aprendizajes has tenido en tu proceso de desarrollar tu productividad personal y te gustaría compartir con los lectores?

Primero, que la productividad no es un destino, sino un camino. Ir mejorando la productividad es un proceso.

Segundo, que la productividad solo depende de ti mismo. Por muchas interrupciones o muy malo que sea el funcionamiento productivo de tu entorno, cambiarlo está en tus manos (y, en caso contrario, puedes cambiar de entorno).

Tercero, que la productividad y la felicidad van de la mano. Si realmente trabajas para conseguir resultados que deseas, ser más productivo significa ser más feliz.

Carolina Ayerbe

Carolina AyerbePuedes encontrar a Carolina en su web.

¿Qué es para ti productividad personal?

La verdad es que no uso mucho el término “productividad”. Me suena demasiado corporativo y como si lo importante fuera producir.

Y para mí lo importante es ser feliz o por lo menos, tener un sentimiento de logro personal y balance, como sea que esas cosas (felicidad, logro, balance) sean definidas por cada persona.

Todos somos diferentes y nuestros ideales son particulares a cada uno. No todos deseamos lo mismo. Para algunos será una vida simple, con su familia y todo funcionando en orden. Para otros será la carrera en una gran multinacional y los viajes.

A mí me gusta más hablar de “efectividad personal”.

Ser efectivo significa que tú creas la vida que deseas, según tus parámetros, tus sueños, lo que te mueve, lo que te apasiona, lo que te hace sentir vivo, honrando quien eres como persona, tus gustos, tus intereses y cómo procesas información.

Este es el camino en el que yo estoy y el que comparto con mis estudiantes.

¿Qué habilidades has necesitado incorporar y/o potenciar para desarrollar tu productividad personal?

Lo primero es la humildad. El reconocer que es mucho lo que tengo que aprender y que hay otras personas que van algunos pasos más adelante y que me pueden enseñar.

Me encanta educarme y aprender cosas nuevas y cuando comencé a aprender sobre sistemas para organizar mis pendientes, quedé enamorada.

A decir verdad, no sé si era desordenada y me volví ordenada. O si era ordenada, pero no me había dado cuenta.

En un principio se trató entonces de ser metódica y sistemática, algo que sí, me satisface bastante.

Sin embargo en los últimos años he estado aprendiendo nuevas lecciones, como por ejemplo la flexibilidad, el soltar, el desapego a los resultados.

La respuesta, para mí, no está en siempre crear sistemas o procedimientos o rutinas. Estoy aprendiendo que mucho del éxito de cualquier proyecto tiene que ver con la espontaneidad, el soltar el control, el aceptar cómo soy (y cómo son mis estudiantes) y trabajar con ello.

Algunos se sorprenden al conocer en mayor detalle mis propios sistemas de organización de pendientes, porque imaginan que soy perfecta. Y en última instancia, ¿quién querría serlo?

Otra habilidad es la de adquirir ciertos hábitos que ya hoy en día forman parte de mi rutina diaria, como recolectar todo pendiente o pensamiento, como registrar todas mis actividades del día (para medir mis tiempos), como hacer mi revisión diaria y semanal de pendientes.

Estas habilidades han sido importantes en mi propio proceso, pero no necesariamente es así para todo el mundo.

¿Qué estrategias usas para mantenerte enfocado?

He probado de todo, me he quedado con algunas, otras las he desechado y si me entero de cosas nuevas, las pruebo también.

Y no siempre uso la misma estrategia, a veces depende de mi estado de ánimo o de las características de la tarea. Por ejemplo para algunas cosas me gusta usar Pomodoro, mientras que para otras prefiero trabajar de pie mientras escucho música (y bailo).

Por lo general cierro aplicaciones, apago notificaciones, defino con precisión las tareas que debo completar, soy muy juiciosa con la recolección de mis pendientes y proceso cada uno casi siempre en ese mismo instante.

Mantengo mi sitio de trabajo limpio y organizado, soy estricta con mis horas de sueño y establezco qué es lo más importante.

¿Qué 3 aprendizajes has tenido en tu proceso de desarrollar tu productividad personal y te gustaría compartir con los lectores?

Lo primero, que tu mente es tu principal obstáculo. Es necesario aprender a separar a la mente del concepto de quien cada uno es como persona. La mente es una herramienta. A mi me gusta decir que es como un computador que tiene un pequeño virusillo. Y el virusillo hace que la mente nos regañe constantemente y nos diga cosas horribles, que no son ciertas pero que a veces nos creemos.

Cosas como por ejemplo: eres un inútil, no haces nada bien, otra vez llegaste tarde, es demasiado trabajo y tú eres demasiado débil. Ese tipo de cosas.

Hay que entender que la mente emite estas frases porque es su tendencia, pero que:

1. no son ciertas y 2. tú eres la conciencia que las escucha.

Es decir, tú no eres tu mente. Tú puedes conscientemente decidir no escuchar y enfocarte en la acción que puedes tomar en este mismo momento.

El segundo aprendizaje es que no todo funciona para todos. A algunos les gusta la tecnología a otros el papel y el lápiz. A algunos les funciona poner todo en el calendario, a otros tener una simple lista de tareas. Algunos necesitan que alguien les haga seguimiento, mientras que otros funcionan mejor sin supervisión.

Es indispensable reconocer quién uno es, cómo procesa información, cómo organiza ideas y probar diferentes estrategias y flujos de trabajo hasta encontrar el que más se acomoda.

Y el tercero es que nadie es 100% efectivo. Se requiere tener mayor auto-compasión, valorar el proceso en el que cada uno está, estar abierto a probar cosas nuevas, a experimentar con diferentes técnicas y a meter la pata. Porque meter la pata viene con el territorio, como humanos es nuestra naturaleza cometer errores.

Pero lo bonito de cometer errores es lo que uno aprende y que luego puede enseñar a otros.

Jeroen Sangers

Jeroen SangersPuedes encontrar a Jeroen aquí

¿Qué es para ti productividad personal?

La productividad personal es el arte de conseguir resultados con el uso óptimo de mis recursos. O en otras palabras: dedicar cada día un poco de tiempo en pensar qué debo hacer y por qué, para luego poder acabar mis obligaciones más temprano y tener más tiempo para hacer simplemente lo que me da la gana.

La productividad personal NO es trabajar mucho, ni dedicarte a organizarte tus tareas en listas, sino que tiene todo que ver con trabajar y vivir según tu propósito.

La parte más difícil de la productividad personal es aceptar que es mejor hacer muy pocas cosas (pero muy bien) que intentar hacerlo todo.

¿Qué habilidades has necesitado incorporar y/o potenciar para desarrollar tu productividad personal?

La habilidad más importante es la capacidad de definir qué es lo que quieres conseguir. Mientras no tienes claro a dónde quieres llegar, todo el tiempo dedicado a trabajar y organizar tu trabajo es tiempo perdido. Cuando no tienes claro cuál es tu propósito, seguramente estás trabajando cada día en cumplir el propósito de otra persona.

Luego, es importante desarrollar la capacidad de descartar. Habrá que utilizar la palabra «No» mucho más a menudo. Cualquiera acción que no te acerca en grandes pasos hacia tu propósito te hará perder el tiempo.

Luego viene la habilidad de enfocarse: dirige toda tu atención en la tarea actual y olvídate del resto del mundo. La capacidad de enfocarse es como un músculo: lo puedes entrenar, pero aún así finalmente se cansa. Cuando esto pasa, la clave es regenerar tu nivel de energía en lugar de gastar los últimos restos de energía con tareas simples.

Finalmente, hay que aprender a utilizar el entorno: delega más, automatiza todo lo que puedes y optimiza tu entorno de trabajo para eliminar fricción.

¿Qué estrategias usas para mantenerte enfocado?

Tengo tres estrategias para mantenerme enfocado.

Primero, entreno cada día mi capacidad de enfocarme a través de sesiones de meditación.

Luego, escucho a mi cuerpo. Sólo me enfoco cuando estoy bien de energía. Cuando noto que ya no me queda mucha energía, dejo de trabajar inmediatamente para hacer alguna actividad para regenerar mi nivel de energía: caminar en el parque, jugar (¡físicamente, sin pantalla!), comer algo, etc.

Finalmente, procuro trabajar en sesiones de entre 60 y 90 minutos con una pausa entre medio. Las pausas son clave para la capacidad de enfocar.

Como estrategia extra, para algunas tareas específicas tengo un ‘espacio especial’ preparado. Por ejemplo, habitualmente escribo los textos más largos en el iPad en la mesa del comedor, escuchando siempre la misma música. Cuando me siento delante del iPad en el comedor ya encuentro la aplicación de música con el álbum de escribir ya preparado. Doy a play y en muy poco tiempo estoy 100% concentrado en la escritura del texto.

¿Qué 3 aprendizajes has tenido en tu proceso de desarrollar tu productividad personal y te gustaría compartir con los lectores?

Primero, que el camino más difícil habitualmente es el correcto. Durante los primeros años de mi viaje hacía la productividad personal he dedicado mucho tiempo a gestionar múltiples listas de acciones, a configurar mi gestor de tareas y a capturar, aclarar y organizar mis tareas.

Cuando finalmente decidí trabajar el aspecto de la perspectiva de mi trabajo y vida, me enteré que el 90% de las cosas que había hecho en los años anteriores han sido innecesarios.

Gracias a mis clientes he aprendido que cada persona es diferente y, aunque nuestra estructura cerebral es igual, todos funcionamos de forma distinto. Hay unos pocos principios universales (aunque los científicos todavía no están de acuerdo cuáles son), pero en la aplicación práctica no existe ningún sistema o método universal.

En lugar de buscar el santo grial de la productividad personal, es mejor crear tu propia caja de herramientas con hábitos, técnicas, procedimientos, dispositivos, aplicaciones y servicios y utilizarlos según tus necesidades.

Finalmente, la mejora de la productividad personal es un viaje y no un destino. Y como cualquier viaje, la mejor manera de hacerlo es prepararte bien.

El primer pilar de la productividad personal es el autoconocimiento: hay que saber cuando trabajas mejor, cómo prefieres trabajar, si eres una persona introvertida o extrovertida, por qué quieres mejorar tu productividad, etc.

CONCLUSIÓN PARA SER PRODUCTIVO

¡Cuánto para reflexionar! Con todo lo que han compartido estos cinco expertos, o eternos aprendices.

Y conocer la dirección, invertir espacios de tiempo para conocerte, parece ser esencial para ser feliz, vivir con tranquilidad, armonía… O como tú quieras llamar a ese estado que deseas.

Autoconocimiento, valores como la honestidad, la humildad… tener tu propio sistema y hábitos son los pilares que quedan de manifiesto para desarrollar la efectividad personal.

Aquí puedes consultar la segunda parte con otros 5 expertos que no te van a dejar indiferente.

¿Qué es para ti la productividad o efectividad personal? Cuéntanoslo en los comentarios.

Un abrazo,

COMPARTE SI TE HA GUSTADO

Beatriz Blasco

Beatriz Blasco

Ingeniera, Coach ejecutiva y personal. Experta en productividad personal, desarrollo de liderazgo y comunicación. Me apasiona acompañar a las personas en el proceso de descubrimiento personal y potenciar sus talentos. Curiosa, inquieta y creativa. Una exploradora nata.

8 comentarios

  1. ¡Gracias por permitirme compartir mi experiencia productiva con tus lectores! Esperemos que les resulte útil.

    Me encantaría ver nuestras mismas respuestas dentro de 5 años, seguro que habrían cambios interesantes : )

    ¡Un abrazo y enhorabuena por el post! Esperando ya la segunda parte : D

  2. Estupenda esta primera parte, el tema de la productividad personal es importante para mí ahora que empiezo a pasar parte de mi tiempo sin jefes, y dependiendo de mí la programación, acción y resultado de todo eso. Haciéndolo en casa y con personas a mi alrededor, quiero encontrar mis herramientas para que ese tiempo de trabajo sea de calidad. Gracias por lo compartido, 🙂

    1. Qué bien Mariluz que hayas comenzado a desarrollar tu productividad personal. Es clave para todas las personas que queremos alcanzar resultados en nuestra vida personal y profesional sin perder nuestra salud, bienestar y nuestras relaciones.
      Las claves para mí son tres: autoconocimiento + hábitos + sistema de productividad. Un abrazo y mil gracias por pasarte por el blog

  3. Gracias por compartir vuestra sabiduría, vuestros hábitos, y vuestra experiencia. Y además por hacerlo desde la humildad y la sencillez
    Me han encantado las técnicas, alguna ya la practicaba, pero otras las tenía olvidadas y no me había dado cuenta.
    Artículos como este son los que hay que tener como lectura obligada…
    De nuevo gracias Beatriz por reunirnos a estos cinco líderes.

    1. Lo primero muchas gracias Lorenzo por pasarte por el blog y comentar.

      Qué bueno que te haya servido para recordarte que habías algunos hábitos o técnicas que habías dejado de lado.

      Todos necesitamos refrescarnos constantemente. Tener espejos en los que mirar y comprobar dónde estamos. Un dato fundamental para llegar a dónde queremos ir.

      Un abrazo

  4. Muchas gracias Beatriz por este gran post.

    La verdad es que da mucha moral leer a los expertos porque descubres que la productividad es un proceso y requiere de técnicas y hábitos. O sea que podemos prepararnos.

    Yo soy de mi teoría personalísima de que todos somos un poco improductivos (desde luego yo lo soy) por todos los estímulos externos, nuestra psicología que nos condiciona, el entorno, etc. Pero la productividad es un camino y sólo tienes que empezarlo para andar y cambiar.

    Un abrazo!

    1. Muchas gracias a ti Diego por pasarte y comentar.
      En temas de productividad siempre hay margen de mejora. Es un proceso como dicen todos, así que cambia, es dinámico y se tiene que ir adaptando a las circunstancias y nuevos desafíos que la vida nos suele plantar delante.

      Comparto contigo la idea de que todos tenemos una parte improductiva habitando en nosotros. (No uso la palabra somos porque eso no fija a algo y no es así).

      En nosotros habitan siempre los extremos. La diferencia puede ser tener integrada esa polaridad o no. Vamos, qué como vives el hecho de percibirte improductivo en algunos momentos.

      Como bien dices, es cuestión de dar pasos en la dirección que sientes correcta o adecuada para ti.

      Un abrazo,
      Beatriz

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