Como me organizo para conseguir objetivos

Hoy vengo para contarte todo, todo lo que hago para organizarme y conseguir los objetivos que me marco.

En este post te voy a hablar de estrategias y herramientas.

Para otro artículo me reservo el cambio que he hecho en mi mentalidad productiva.

¡Vamos a ello!

Los ingredientes básicos para conseguir objetivos

Intenciones en las áreas de mi vida escritas y conscientes

Tener clara la dirección que quiero para mi vida en las principales áreas es fundamental para mantener la coherencia con lo que hago y el foco.

Si escribes lo que quieres para cada una de tus áreas vitales además de mantener el foco, también te facilitará tomar decisiones cuando te llegan propuestas o tienes que hacerlas tú.

Dos o tres prioridades para cada mes. No más.

Para cada mes defino dos, o tres como mucho, proyectos prioritarios.

Lo mismo para cada semana y día. 2 o 3 acciones prioritarias además de las rutinas establecidas.

Uso libretas y plantillas que relleno a mano porque me gusta hacerlo por escrito. Escribir a mano tienes estas ventajas.

Listas de control y plantillas de trabajo

Tengo definidos mis proyectos de rutina con las acciones que necesito hacer en listas de control.

Esta información no está en mi cabeza. Si no que la tengo por escrito. ¿Qué a qué me ayuda? A ir mucho más rápido, y tener procesos de trabajo repetitivos más automatizados.

Tenerlos por escrito también me permite introducir mejoras cuando los reviso.

Algunas de estos procesos rutinarios que tengo con listas de control son: publicar un post, informe mensual, facturación, revisión de las cuentas, envío de newsletter…

Simplificar

Este es uno de mis mantras diarios y preferidos.

Guardar información únicamente relacionada con los proyectos que llevo entre manos, mis prioridades y leer sobre ello.

Lo demás, aunque pueda interesarme, lo descarto. Así consigo mantener mi foco y no llenar mis carpetas de información que ocupa espacio y tal vez no llegue a leer nunca.

[Tweet «Se curioso e inquieto sin perder tu foco.»]

A todo no se llega. Así que elige qué lees, ves o escuchas según tus prioridades de cada fase en la que te encuentres.

Crear plantillas o modelos para tus procesos te permite optimizar tu trabajo.  Te propongo que empieces por hacerte una lista de los procesos que podrías optimizar y mejorar de tu día a día.

Por ejemplo, plantillas para correos tipo, para crear el guión de un webinar, un vídeo para youtube…

Guarda las cosas en el mismo lugar y de la misma manera

Esto me encanta.

Busca un lugar para cada cosa y que cada cosa este en su sitio.

Esas cosas van desde posit, rotuladores, documentación, cargador del móvil, cascos… hasta los archivos que guardas.

Para guardar los archivos, nombrar las campañas que envío de email marketing… uso un patrón estándar.

¿Qué consigues con eso?

No pensar demasiado cuando vas a nombrar un documento para guardarlo.

Si, ya sé que están las búsquedas. Pero créeme, esto te permite ir más rápido. Y siempre puedes buscar.

Además si trabajas con equipo tener patrones para nombrar los documentos evita que os volváis locos para encontrar archivos o crear rutas infinitas en las carpetas.

Para las contraseñas también tengo un código base al que le añado una especificación concreta del sitio en el que estoy registrándome.

Por ejemplo, puedes añadir al código base que te hagas más las tres primeras consonantes del nombre del sitio web empezando por atrás.

También sé que existen aplicaciones para guardar contraseñas y crear contraseñas. Sin embargo a mí este método me gusta y hace que no tenga que pensar cuando creo una nueva contraseña porque uso un modelo fijo.

Planificación vs expectativas

La planificación para mí no consiste en fijar que estaré haciendo en un momento dado y crearme expectativas.

Si no en proyectar sobre la línea del tiempo que contexto tendré y construir una especie de storyboard de mi año, mes, semana y día.

El año lo hago sobre un calendario compacto del año.

En él marco los principales hitos de cada mes. Si estaré de viaje (si ya lo sé), estaré con talleres, formaciones, de vacaciones…

Lo mismo para el mes, la semana y el día.

Con estos storyboard lo que hago es crear el primer guión de lo que quiero vivir y darme cuenta de si voy por el camino que quiero o no.

Si estás pensando que con esto no tengo espontaneidad o flexibilidad te equivocas.

Porque sobre está base me dejo fluir en el momento presente eligiendo donde y con que actitud estoy.

Para ser espontáneo hay que planificar.

De hecho, si no proyectas no haces posibles las experiencias.

Para mí esto es tener una actitud proactiva en mi vida en lugar de reactiva.

Solo deseando y dejándote llevar no se alcanzan resultados.

La clave es proyectar, soltar y vivir en el momento presente con atención.

Revisión

Este es un hábito fundamental y que me ha ayudado mucho, muchísimo desde que lo he añadido a mi vida.

La revisión es un espacio que me dejo en mi día, mi semana, mes o año para hacer balance, darme cuenta de que he hecho, si estoy donde quiero, si tengo que corregir rumbo.

Si lo haces como mínimo cada semana te darás cuenta de las desviaciones que has sufrido y podrás ajustar para la próxima semana.

En las revisiones tomas decisiones importantes, como cancelar un proyecto, posponerlo para otro momento, rechazar o aceptar determinadas propuestas.

En este post te dejo la revisión anual que he realizado este año y cómo he proyectado el próximo año. Con más detalle los tres primeros meses del año.

Las herramientas principales que uso

Ahora te dejo aquí las herramientas que uso y que me permiten que me organice para conseguir resultados.

Mi herramienta principal es Excel y una libreta. También la agenda Titan Planner.

¡Sorpresa! Super sencillas y prácticas.

La gestión de todas mis cuentas de correo electrónico esta en el correo de gmail.

En el correo de gmail tengo instalada la extensión de streak, que te permite programar envíos de mail, tener plantillas y mucho más.

En gmail uso los filtros para organizar mi correo y enviar respuestas automáticas.

Y la herramienta que más me ha gustado y que descubrí hace unos meses es Zapier.

Me ha permitido automatizar procesos de trabajo que me llevaban mucho tiempo.

Por ejemplo, conectar Typeform con google sheets, o con mi herramienta de email marketing, o pasar correos a tareas directamente en asana o trello para los proyectos colaborativos.

En fin, que Zapier tiene infinitas posibilidades.

Otras herramientas que uso para proyectos colaborativos son Trello y Asana.

A pesar de que me encanta la tecnología te diré que no he abandonado el papel. Escribir, hacer diagramas… me ayuda a pensar y volcar fuera mis ideas.

Así que uso un planificador semanal y las plantillas que he comentado, son en excel. Eso si, son sencillas pero a mí me ayudan.

No uso agenda, la llevo directamente en el móvil en google calendar.

Hasta aquí todo lo que quería contarte. Espero que te haya ayudado. ¿Qué herramientas o cuáles son tus claves para organizarte?

Gracias por compartir.

Un abrazo,

Autora: Beatriz Blasco